Administrasi Reception

Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh petugas penerima tamu, pada umumnya sama di setiap hotel. Pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu datang ke hotel sampai dengan meninggalkan hotel. Menyambut dan mendaftar tamu adalah merupakan kegiatan kantor depan yang penting karena merupakan pengalaman dan kesan pertama bagi tamu. Keberhasilan menerima tamu tiba akan membawa  dampak yang positif dan memberikan citra yang baik bagi hotel dalam memperkenalkan dan menjual produk dan fasilitas hotel.

Petugas penerima tamu ( receptionist ) adalah adalah orang yang penting baik bagi hotel maupun bagi tamu. Bagi tamu petugas penerima tamu adalah orang yang paling sering dihubungi selama mereka menginap. Bagi hotel petugas penerima tamu adalah orang yang menciptakan dan mempertahankan citra yang baik dan membuat tamu ingin kembali ke hotel

Keberhasilan seorang petugas penerima tamu dalam menyambut dan mendaftar tamu tergantung dari persiapan diri berupa penampilan dan kebersihan diri, sedangkan persiapan kerja berupa ruangan yang bersih, rapi  serta peralatan dan perlengkapan lengkap dan baik, menguasai produk dan fasilitas hotel serta bagaimana cara berkomunikasi dengan tamu, rekan kerja dan atasan.

Proses penerimaan tamu tiba merupakan bagian di depan dalam proses urutan pelayanan tamu. Untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada tamu, maka pada saat tamu tiba informasi mengenai tamu harus didata terlebih dahulu. Untuk mendata tamu yang tinggal di hotel maka harus dilengkapi dengan pengisian format-format. Adapaun format yang digunakan untuk menerima tamu tiba adalah sebagai berikut :

1.    Jenis-Jenis Format

Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung dari sistem operasional yang digunakan, kebutuhan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin besar hotel tersebut maka semakin canggih sistem operasionalnya dan semakin canggih pula peralatan yang digunakan di hotel tersebut. Sedangkan di hotel menengah dan kecil biasanya sistem operasionalnya semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak.

Adapun format – format yang digunakan dalam menyambut dan mendaftar tamu, antara lain :

• Registration Card
• Guest Card
• Room  rack slip
• guest bill
• arrival and departure book
• breakfast coupon
• wellcome drink
• cash / official receipt
•