Registration Card

a.        Kartu Pendaftaran Tamu ( Registration Card )

Menurut ketentuan pemerintah semua tamu yang menginap diwajibkan mendaftarkan diri dengan mengisi kartu registrasi kecuali bagian anggota tamu rombongan dan keluarga.Sebuah kartu atau formulir pendaftaran digunakan untuk mencatat informasi tentang data diri tamu yang menginap pada saat kedatangan. Bentuk dan layout dari formulir ini sangat bervariasi untuk masing-masing hotel, walau informasi yang terdapat didalamnya sama.

Informasi yang ada pada kartu/formulir kartu pendaftaran atau registration card adalah :

1.      Arrival date adalah tanggal kedatangan menurut catatan reservasi  atau tanggal pada saat tamu tiba

2.      Departure date adalah tanggal keberangkatan tamu.

3.      Number of room adalah jumlah kamar yang digunakan oleh tamu.

4.      Room type adalah jenis kamar tamu yang digunakan oleh tamu

5.      Daily rate : Jika tamu telah melakukan reservasi sebelumnya, maka harga tarif kamar yang berlaku adalah harga kamar yang tercantum pada dokumen reservasi. Untuk walk-in guest, harga kamar yang diberikan adalah harga yang berlaku pada saat tamu tiba.

6.      Family / last / sur name adalah nama belakang tamu / nama keluarga / marga tamu

7.      First name adalah nama depan tamu.

8.      Advance deposit adalah jika uang muka / jaminan telah dibayar, maka jumlahnya harus dicatat. Detil mengenai uang jaminan dapat diperoleh dari catatan reservasi. Untuk setiap pembayaran uang jaminan , petugas penerima tamu harus membuatkan bukti pembayaran. Jumlah dari uang jaminan kemudian dipindahkan ke dalam rekening tamu.

9.      Folio number adalah no seri dari kartu registrasi

10.   Company name adalah nama perusahaan. Bila tamu menggunakan alamat perusahaan karena penyelesaikan rekeningnya akan dilakukan oleh perusahaan, maka nama perusahaan perlu dicantumkan. Bila reservasi dilakukan oleh biro perjalanan maka perlu dicantumkan nama dari biro perjalanan tersebut.

11.   Address. Terdapat dua catatan alamat tamu, yaitu alamat tempat tinggal tetap ataupun alamat perusahaan. Bila tamu akan menyelesaikan pembayarannya sendiri, maka alamat yang ditulis adalah alamat tinggal tetap tamu. Namun bila pembayaran tamu akan diselesaikan oleh pihak perusahaan, maka alamat yang ditulis adalah alamat tempat perusahaan.

12.   Date of birth adalah tanggal lahir tamu yang menginap, hal ini penting guna memberikan pelayanan yang terbaik misalnya pada saat tamu ulang tahun mereka tinggal di hotel maka hotel dapat memberikan kado buat tamu.

13.   Passport/card number adalah nomor pasport atau kartu identitas tamu, untuk tamu asing maka sebagai kartu identitasnya menggunakan pasport sedangkan tamu domestik kartu identitasnya menggunakan KTP/SIM.

14.   Nationality adalah kebangsaan tamu

15.   Place & date of issue adalah  tempat dan tanggal dikeluarnya kartu identitas milik tamu

16.   Form of setlement adalah jenis pembayaran yang dilakukan oleh tamu, pilhlah jenis pembayaran yang dilakukan oleh tamu, yang terdiri dari :

§   Cash : pembayaran yang dilakukan oleh tamu secara tunai

§   Credit card adalah pembayaran yang dilakukan oleh tamu dengan menggunakan kartu kredit, tulis jenis kartu kredit, no seri kartu kredit, tanggal dikeluarkan dan tanggal berakhirnya kartu kredit

§   Voucher adalah pembayaran yang dilakukan oleh tamu dengan menggunakan voucher yang dikeluarkan oleh agen perjalanan

§   Other adalah pembayaran yang dilakukan oleh tamu dimana ada pihak ketiga yang membayarannya misalnya menggunakan guarantee leter

17.   Guest signature adalah tanda tangan tamu. Hal ini penting untuk memastikan bahwa tamu telah membaca dengan detil dan telah menandatangani formulir pendaftaran. Tanda tangan tamu adalah catatan vital untuk hotel sebab tanda tangan ini dapat dipergunakan sebagai salinan untuk pembayaran tamu.

18.   Reception clerk signature sangat perlu bagi petugas penerima tamu untuk membubuhkan tanda tangan atau inisial pada formulir pendaftaran. Hal ini karena bila dikemudian hari terjadi sesuatu terhadap informasi atau catatan data diri tamu, , hotel dapat dengan cepat mengetahui  dan melakukan klarifikasi kepada petugas tersebut.

19.   Supervisor / FOM verivied adalah tanda tangan supervisor atau FOM untuk diferifikasi